peralatan dalam kearsipan

Peralatan Kearsipan





Macam-macam peralatan yang dipergunakan dalam kegiatan pengelolaan kearsipan, antara lain:

1. Filing Cabinet
Filing cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara1 – 6 laci. Tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci.
Setiaplaci dapat menampung kurang lebih 5000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berderet ke belakang.

2. Rotary Filing Cabinet (alat penyimpanan berputar)
Rotary filing cabinet adalah alat penyimpanan arsip seperti filing cabinet yangdapat digerakkan secara berputar

3. Lemari Arsip
Lemari arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip, yang biasanya terbuat dari besi atau kayu yang dilengkapi dengan daun pintu, dan arsip terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau stopmap.

4. Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip, yang biasanya terbuat dari besi atau kayu tanpa pintu, dan arsip terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau box file.

5. Stopmap Folio
Stopmap folio adalah map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak terjatuh.

6. Map Snelhecter
Map snelhecter atau lebih sering disebut dengan snelhecter map adalah map yang mempunyai penjepit di tengahnya dan tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dalamnya maka digunakan penjepit tersebut, maka sebelumnya arsip harus terlebih dulu dilubangi dengan menggunakan perforator.

7. Folder
Folder adalah map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam box arsip secara vertikal.Map ini mempunyai TAB (Bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentangarsip yang ada di dalam folder tersebut.

8. Map Gantung (hanging map
Map gantung adalah folder yang mempunyai besi penggantung. Fungsi besi penggantung ini adalah untuk di pasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai TAB untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

9. Ordner
Ordner adalah map besar yang terbuat dari kardus atau plastik tebal dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit yang dipergunakan untuk menjepit arsip. Untuk itu arsip sebelum disimpan harus dilubangi terlebih dahulu dengan menggunakan perforator.

10. Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.Baca juga artikel terkait lainnya: Nilai Guna ArsipAsas-Asas Pengelolaan ArsipRumus Angka Kecermatan dan Angka Pemakaian dalam Kearsipan

11. Stapler
Stapler Adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas dengan cara memasukkan isi stapler(staples) berbentuk huruf “U” yang terlipat di bagian bawah kertas bila panjang kedua ujung staples melebihi tebal kertas

12. Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu.