bentuk-bentuk komunikasi kantor

Jenis Komunikasi Perkantoran

1. Komunikasi menurut ruang lingkup 

Komunikasi internal
Komunikasi yang terjadi di didalam dan diantara anggota organisasi yang bersangkutan.

Komunikasiinternal ini terdiri atas beberapa bentuk yaitu·  

 
Komunikasi vertikal
Komunikasi yang tejadi antara atasan dengan bawahan dan komunikasi tersebut mengandung perintah dari atasan kepada bawahannya. Komunikasi ini disebut juga komunikasi fungsi. misalnya perintah, teguran, pujian, petunjuk dan sebagainya.·      

Komunikasi Horizontal
Komunikasi dengan tingkat jenjang kurang lebih sederajat yang tidak mengandung perintah, tetapi bersifat pengiriman informasi dalam rangka pelaksanaan pekerjaan kantor. Komunikasi ini disebut dengan komunikasi tata usaha.  



Komunikasi eksternal

Komunikasi yang dilakukan oleh para pegawai kantor dengan pihak lain di luar kantornya. Komunikasi eksternal dimaksudkan untuk mendapat pengertian,kepercayaan, bantuan dan kerjasama dengan masyarakat.
Komunikasi dengan pihak luar dapat berbentuk :-          Eksposisi, pameran, promosi, publikasi dan sebagainya-          Konperensi pers( pressrelease )-          Siaran televisi, radio, dan sebagainya-          Bakti sosial, pengabdian pada masyarakat, dan sebagainya





2.      Komunikasi menurut cara penyampaian informasia.      

Komunikasi Lisan·        
Komunikasi yang terjadi secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak, dimana dua belah pihak dapat bertatap muka, misalnya dialog dua orang, wawancara maupun rapat dan sebagainya.·           Komunikasi yang terjadi secara tidak langsung karena dibatasi oleh jarak, misalnya komunikasi lewat telepon dan sebagainya.


Komunikasi Tertulis
Komunikasi Tertulis adalah komunikasi yang dilaksanakan dalam bentuk surat dan dipergunakanuntuk menyampaikan berita yang sifatnya singkat, jelas tetapi dipandang perlu untuk ditulis dengan maksud-maksud tertentu.
Dalam berkomunikasi secara tertulis, sebaiknya dipertimbangkan maksuddan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Disampingitu perlu juga resiko dari komunikasi tertulis tersebut, misalnya aman, mudah dimengerti dan menimbulkan pengertian yang berbeda dari yang dimaksud.Misalnya :-            Naskah, yang biasanya dipergunakan untuk menyampaikan berita yang bersifat komplek.-            Blangko-blangko, yang dipergunakan untuk mengirimkan berita dalam suatu daftar.-            Gambar dan foto, karena tidak dapat dilukiskan dengan kata-kata atau kalimat.-            Spanduk, yang biasa dipergunakan untuk menyampaikan informasi kepada banyak orang.




3.      Komunikasi menurut kelangsungannya

Di dalam proses komunikasi dapat kita ketahui terjadinya interaksi dua belah pihak tersebut sebagai berikut :

a.       Komunikasi Langsung
Proses komunikasinya dilaksanakan secara langsung tanpa bantuan perantara orang ketiga ataupun media komunikasi yang ada dan tidak dibatasi oleh jarak.

b.      Komunikasi Tidak Langsung
Proses komunikasinya dilaksanakan dengan bantuan pihak ketiga atau bantuan alat-alat atau media komunikasi.





4.      Komunikasi menurut perilaku

Komunikasi merupakan hasil belajar manusia yang terjadi secara otomatis, sehingga dipengaruhi oleh perilaku maupun posisi seseorang.
Menurut perilaku, komunikasi dapat dibedakan menjadi:

a.       Komunikasi Formal
Komunikasi yang terjadi diantara anggota organisasi / perusahaan yang tata caranya telah diatur dalam struktur organisasinya, misalnya rapatkerja perusahaan, konferensi, seminar dan sebagainya.

b.      Komunikasi Informal
Komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi atau perusahaan yang tidak ditentukan dalam struktur organisasi dan tidak mendapat pengakuan resmi yang mungkin tidak berpengaruh terhadap kepentingan organisasi atau perusahaan, misalnya kabar burung, desas-desus, dan sebagainya.

c.       Komunikasi Nonformal
Komunikasi yang terjadi antara komunikasi yang bersifat formal dan informal, yaitu komunikasi yangberhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi atau perusahaan dengan kegiatan yang bersifat pribadi anggota organisasi atau perusahaan tersebut, misalnya rapat tentang ulang tahun perusahaan, dan sebagainya.





5.       Komunikasi menurut aliran informasi

Informasi merupakan muatan yang menjadi bagianpokok dalam komunikasi, oleh karena itu arah informasi tersebut akan menentukan macam komunikasi yang sedang terjadi.
Komunikasi menurut aliran informasi dapat dibedakan sebagai berikut:

a.       Komunikasi satu arah ( simplex )
Komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja (one way communication ). Pada umumnya komunikasi ini terjadi dalam keadaan mendesak atau darurat atau yang terjadi karena sistem yang mengaturnya harus demikian, misalnya untuk menjaga kerahasiaan atau untuk menjaga kewibawaan pimpinan.

b.      Komunikasi dua arah ( duplex )
Komunikasi yang bersifat timbal balik ( two ways communication ). Dalam hal ini komunikasi diberi kesempatan untuk memberikan respons atau feedback kepada komunikatornya. Maka komunikasi ini dapat memberikan kepuasan kedua belah pihak dan dapat menghindarkan terjadinya kesalahpahaman.






6.      Komunikasi menurut jaringan kerja

Di dalam sebuah organisasi atau perusahaan komunikasi akan terlaksana menurut sistem yang ditetapkannya dalam jaringan kerja.

Komunikasi menurut jaringan kerja ini dapat dibedakan menjadi:

a.       Komunikasi jaringan kerja rantai
Komunikasi terjadi menurut saluran hirarki organisasi dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal.

b.      Komunikasi jaringan kerja lingkaran
Komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti lingkaran. Saluran komunikasi lebih singkat dan merupakan kebalikan dari jaringan kerja rantai.

c.       Komunikasi jaringan bintang
Komunikasi ini terjadi melalui satu sentral dan saluran yang dilalui lebih pendek.








7.      Komunikasi menurut peranan individu

Komunikasi yang dilakukan oleh seseorang kepada pihak-pihak lain baik secara kelompok maupun secara individual.

Dalam komunikasi ini peranan individu sangat mempengaruhi keberhasilan proseskomunikasinya. Ada beberapa macam antara lain:

a.       Komunikasi antar individu dengan individu yang lain
Komunikasi ini terlaksana baik secara nonformal maupun informal, yang jelas individu yang bertindak sebagai komunikator harus mampu mempengaruhi perilaku individu yang lain.

b.      Komunikasi antara individu dengan lingkungan yang lebih luas
Komunikasi ini terjadi karena individu yang dimaksud memiliki kemampuan yang tinggi untuk mengadakan hubungan dengan lingkungan yang lebih luas.

c.       Komunikasi antara individu dengan dua kelompok atau lebih
Dalam komunikasi ini individu berperanan sebagai perantara antara dua kelompok atau lebih, sehingga dituntut kemampuan yang prima untuk menjadi penyelaras yang harmonis.