pengertian dan macam-macam surat dinas

WELCOME TO MY BLOG READERS

Sesuai dengan judul, disini saya (vena) akan memberikan sedikit informasi mengenai pengertian dan macam-macam surat dinas

SELAMAT MEMBACA

MEMAHAMI PENGERTIAN DAN ANEKA SURAT DINAS,

 Pengertian Surat Dinas

Dalam instansi kedinasan, surat menyurat adalah hal yang penting untuk memperlancar jalannya kegiatan dinas, terutama dalam hal komunikasi. Surat menyurat pada dasarnya dapat dilakukan secara umum, namun, secara khusus ada pula pembagian surat yang didasarkan pada pihak – pihak yang menggunakan surat tersebut.

Sebagai contoh, surat niaga yang digunakan terkait hal perniagaan, dan juga surat dinas yang digunakan dalam lingkup dinas. Pengertian surat dinas sendiri dapat diartikan sebagai surat yang berisi tentang administrasi pemerintah yang dibuat oleh lembaga pemerintah. Surat dinas juga disebut sebagai surat resmi karena surat ini dikeluarkan oleh instansi pemerintah.

Karena dikeluarkan oleh instansi pemerintah, maka dalam penulisan surat dinas pun juga harus memenuhi format surat secara resmi. Tata kepenulisan surat dinas juga memiliki patokan umum yang harus dipenuhi. Karenanya, terdapat pula jenis – jenis surat dinas yang pembagiannya didasarkan pada isi dan tujuan penggunaan surat tersebut.

Jenis – Jenis Surat Dinas

Jenis – jenis surat dinas terdapat 10 macam, yakni surat pemberitahuan, surat undangan, surat kuasa, surat keterangan, surat memo atau nota dinas, surat edaran, surat pengantar, surat perintah, surat instruksi serta surat tugas. Berikut keterangan dari masing – masing jenis surat dinas tersebut :

1.      Surat pemberitahuan

Surat pemberitahuan adalah jenis surat dinas yang isinya mengenai pemberitahuan yang ditujukan pada semua anggota lingkungan kerja agar mereka mengetahui suatu hal atau informasi tertentu terkait apa yang perlu diketahui.

Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan di Daerah

KARANG TARUNA WARGA RW 30
KELURAHAN ASAM MANIS KECAMATAN APEL MERAH
KOTA BANDUNG PROVINSI JAWA BARAT
Sekretariat. Jl.  Ungu Delima No. 3  Telp. 022 332769 Mobile. 09762467925

---

Bandung, 4 Agustus 2016

No                          : 013/KTR30/SPR/VIII/2016
Lampiran            : –
Hal                       : Pemberitahuan kegiatan

Yth.
Bapak/ Ibu Luraah
Kelurahan Asaam Manis
Kota Bandung
Jalan Ikan Arwana Raya no. 10

Dengan hormat,

Dalam rangka memperingati Hari Ulang Tahun Republik Indonesia yang ke- 71, kami selaku pemuda – pemudi RW 05 Kelurahan Asam Manis Kecamatan Apel Merah yang tergabung ke dalam organisasi kepemudaan bernama Karang Taruna, akan mengadakan acara pentas seni yang akan diselenggarakan pada :
Hari/ Tanggal   : Sabtu, 20 Agustus 2016
Waktu                  : 07.30 – selesai
Tempat                : Lapangan serbaguna RW 05 Kelurahan Melodi Indah
Sehubungan dengan kegiatan yang akan kami selenggarakan tersebut, maka kami atas nama pemuda – pemudi wrga RW 30 Kelurahan  Asam Manis yang tergabung ke dalam orgnisaasi Karang Taruna, memberitahukan kepada Bapak/ Ibu Lurah Kelurahan Asam Manis mengenai kegiatan acara pentas seni yang akan kami selenggarakan ini.

Demikian surat pemberitahuan kegiatan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/ Ibu kami ucapkan terima kasih.

Sekretaris Karang Taruna                                                                                          Ketua Karang Taruna

Mhytha Lestari                                                                                                             Rizky Adrian

Mengetahui,
Ketua RW 30

Sujiwo Tejo

2.      Surat undangan

Surat undangan adalah surat yang isinya berupa pemberitahuan yang bersifat mengharapkan kehadiran seseorang atau sekelompok orang agar dapat berpartisipasi dalam acara tertentu di tempat dan waktu tertentu.

CONTOH SURAT UNDANGAN DINAS

PT. INGIN MAJU

Jln. Merdeka No. 23 Jakarta

Telp. (xxx) xxxxxx Fax. xxxxxx

===================================================================

Nomor        : 27/IM/IV/2016

Hal              : Undangan Rapat

Lampiran   : -

Kepada Yth :

Bpk Arif Munandar

General Manager

PT. Ingin Maju

Di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya rapat kerja nasional perusahaan [rakernas IV], maka bersama surat ini kami mengundang Bpk Arif Munandar dan seluruh Kepala Cabang [Branch Manager] seluruh Indonesia untuk hadir dalam rapat kerja nasional tersebut, yang akan diselenggarakan pada :

Hari/Tanggal  : Senin dan Selasa, 21 - 22 Maret 2016

Waktu              : 10.00 - 16.00 WIB

Tempat            : Kantor Pusat PT. Ingin Maju Jln. Merdeka No. 23 Jakarta

Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini maka kami harapkan kehadiran Bapak/Ibu tepat pada waktunya. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Direktur PT. Ingin Maju

Sudirman, ST

3.      Surat kuasa

Surat kuasa adalah surat yang isinya tentang pelimpahan wewenang dari seorang pejabat kepada seseorang atau pejabat lain yang dapat dipercaya untuk dapat bertindak mewakili orang yang memberi kuasa tersebut, dikarenakan orang yang bersangkutan tidak dapat melaksanakannya sendiri.

CONTOH SURAT KUASA

4.      Surat keterangan

Surat keterangan adalah surat yang isinya berguna untuk menerangkan tentang aktivitas seseorang atau sesuatu hal tertentu.

5.      Surat memo atau nota dinas

Surat memo disebut juga sebagai nota dinas. Surat memo merupakan surat khusus yang dipergunakan secara interen dalam suatu unit organisasi yang dilaksanakan oleh pejabat kantor dengan isi yang cenderung singkat.

CONTOH NOTA DINAS

Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Mandala Indonesia

Jurusan Ilmu Administrasi Fiskal dan Administrasi Niaga

Kantor Pusat: Jln. Salemba Tengah No. 45 Telp. 8582342 Jakarta Pusat

NOTA DINAS

No.: 14/ND/VIII/2003

Kepada            : Yth. Para Dosen STIAMI

Dari                 : Waket Bid. Akademik

Hal                  : Satuan Acara Pelajaran (SAP)

Mengingat akan dimulainya perkuliahan semester ganjil tahun akademik 1999 – 2000, kami minta agar Bapak/Ibu menyusun SAP mata kuliah yang Bapak/Ibu ajarkan. SAP tersebut sudah harus kami terima paling lambat tanggal 24 bulan ini. Penyerahannya melalui ketua jurusan.

Harap dimaklumi dan dilaksanakan.

Jakarta, 2 Agustus 2003

Ahmadbauty

Dr. Ahmad Bauty

Wakil Ketua Bidang Akademik

6.      Surat edaran

Surat edaran dalah surat yang isinya ditujukan sebagai bentuk pemberitahuan tentang sesuatu yang ditujukan pada beberapa orang atau kepada banyak pihak sekaligus.

CONTOH SURAT EDARAN

PEMERINTAH KABUPATEN SLEMAN

DINAS PENDIDIKAN

SMP NEGERI 1 SLEMAN

Alamat : Jalan Magelang Km 15, Yogyakarta

_______________________________________________________________________________ 
Nomor : 111/ 05 /smp n 1 slmn /2014 
Lampiran :- 
Perihal : Edran Perpisahan

Kepada Yth 
Orang Tua /Wali Murid 
Siswa Kelas IX 
di Tempat

Dengan hormat, 
Berdasarkan hasil pertemuaan Orang Tua / Wali Murid kelas IX dan staff guru- guru SMP Negeri 1 Sleman serta di hadiri oleh pihak komite SMP Negeri 1 Sleman pada:

Hari/tanggal : Jum’at, 6 Maret 2014 
Tempat :SMP NEGERI 1 SLEMAN 
Acara :  
1. Sosialisasi Ujian Nasional tahun pelajaran 2013/2014 
2. Rapat Perencanaan Perpisahan Siswa-Siswi Kelas IX

Maka telah disepakati akan diadakan acara perpisahan bagi siswa-siswi kelas IX SMP Negeri 1 sekayu yang dihadiri oleh pengurus komite SMP Negeri 1 Sleman tahun pelajaran 2013/2014. Untuk mendukung kegiatan tersebut kami mengharapkan kontribusi finansial dari orang tua/ wali murid dengan rincian sebagai berikut :

1. Kelas 9 :Rp. 65.000 
2. Kelas 8 :Rp.45.000 
3. Kelas 7 :Rp.30.000

Demikianlah surat edaran ini kami sampaikan , atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Kepala Komite SMP N 1 Sleman                                                                    Ketua Pelaksana


         Damiri Agiung Laksana                                                                        Qorinah Sodakoh 
            NIP : 8548532737                                                                           NIP :3108634836406

Mengetahui

Kepala Sekolah 

ZETA KURNIAWAN, S.PD MM

NIP:9394682558655

7.      Surat pengantar

Surat pengantar adalah jenis surat dinas yang dipergunakan untuk mengantar sesuatu dengan maksud agar orang yang menerimanya mengetahui maksud sesuatu yang diterimanya.

8.      Surat perintah

Surat perintah adalah jenis surat dinas yang dikeluarkan oleh suatu instansi / pihak yang berada di posisi / jabatan lebih tinggi yang ditujukan kepada pihak / instansi yang lebih rendah, agar bawahan tersebut dapat berbuat sesuatu atau tidak berbuat sesuatu sebagaimana dijelaskan dalam surat perintah tersebut.

9.      Surat instruksi

Surat instruksi berisi perintah serta petunjuk – petunjuk yang dibuat berdasarkan pada peraturan dan kebijaksanaan pimpinan.

10.  Surat tugas

Surat tugas adalah surat yang datang dari pihak / pejabat yang lebih tinggi posisinya untuk menugaskan kepada seorang atau sekelompok bawahan untuk dapat melakukan pekerjaan tertentu.


NAH, ITULAH PENGERTIAN SERTA BEBERAPA JENIS SURAT DINAS NYA YA.
SEMOGA BISA BERMANFAAT